質問: 査読者へ失礼のない投稿論文取り下げメールの書き方

査読後に原稿を取り下げざるを得なくなったことは、残念です。おっしゃるように、ジャーナルは査読に時間と労力を割いており、取り下げによってその努力が無になってしまうからです。しかしながら、新しい実験を追加するためという取り下げ理由は、妥当なものに思えます。少々時間がかかっても頑健な論文を提出しようという、熱意の表れと言えるからです。また、ジャーナルが修正のためにある程度の延長時間を認めてくれたとしても、新しい内容を盛り込むには時間が必要でしょう。いずれにせよ、見通し、計画、時間配分をしっかり意識されているようなので、それは優れた研究者としての証と言えます。

ところで、編集者がメールの書き直しを求めたのは、内容に不明瞭な点があったためではないかと思われます。また、今後の参考用にメールを記録として保管し、原稿をアーカイブしておく必要もあるのかもしれません。

メールに書くべき内容は承知しておられるようなので、ここでは伝えるべきポイントのみまとめます。
 

• まずは、原稿の査読を行なってくれたことに感謝しましょう。
• 査読コメントのおかげで、修正を加えるための時間が必要だと思うに至ったことを伝えましょう。
• 修正作業には、認められているよりも長い時間がかかる見込みであること、さまざまな理由から、その時間を今すぐ取ることは難しいということを伝えましょう。（差支えのない範囲で、時間がない理由を伝えましょう。）
• 新たな実験など、修正のためのプランについて述べましょう。具体的には、実験を終えて論文のアップデート完了に目途がつきそうな時期を伝えます。こうすることで、修正について明確に伝えることができます。
• 最後に、その論文をほかのジャーナルに提出するつもりはないことを明言しましょう。ジャーナルはあなたの論文に関心を持っているはずなので、その点を明確に伝えることで、安心感を与えられるだけでなく、著者としての公正性を示すことができます。

参考記事:

• 論文の取り下げを依頼する英文メールの書き方
• 論文投稿後、共著者から内容に異議を申し立てられました。論文の取り下げを考慮していますが、編集者にどのように伝えればいいですか？
• 編集者が論文取り下げ依頼を承認してくれなかったらどうすればいい？

参考資料: ハンドブック: ジャーナルとのコミュニケーションに役立つ実用テンプレート集