Eメールは現在、公式なコミュニケーション手段として広く使われており、特に研究者や学生においては、指導教員や編集者にメールを書く際に、最低限のメールのマナーを守ることが重要です。プロジェクトの進行ペースが速い場合、進捗状況の報告、今後のマイルストーン、方法論の推奨など、多くのメールを急いで書くのはごく当たり前のことです。それと同時に、研究者は多くのメールを受け取り、それらに迅速に返信することが期待されています。そのため、スピードと即時性のために、基本的なメールのルールを無視したくなることがあるかもしれません。とはいえ、たとえ意図的ではなかったとしても、軽視されている、あるいは重要でないと相手に思われるのは最も避けたいところです。
では、メールの成功率を高めるにはどうすればいいのでしょうか？ ここでは、博士課程の学生や研究者のための簡単なメールエチケットを7つ、ご紹介します。
1. 所属組織のメールアドレスを使う
仕事上でメールを送る場合、特に目上の人にメールを送る場合は、基本的なメールマナーに従い、形式に則っているのに越したことはありません。それはメッセージを送るメールアドレスから始まります。個人的なメールアドレスではなく、大学など所属している組織のメールアドレスからメッセージを送るようにしましょう。
2. 件名は正確かつ直接的であること
件名は、受信者がメールの差出人を確認した後、必ず最初に読むものなので、明確で簡潔である必要があります。読み手の注意を即座に引き、メッセージと読み手の関連性を示すことが重要です。つまり、読み手にメールを開く理由を与える必要があるということです。実際、最高のメールエチケットのひとつは、読み手の立場に立って、「この件名なら私はこのメールを開封するだろうか？」と考えてみることでしょう。
3. 適切な敬語を使う
メールのエチケットとして通常、知り合いでないか全く知らない人に対しては、ファーストネームではなく敬称を使うことが要求されます。相手とある程度親しい間柄にあり、ファーストネームで呼んでも構わないと明確に理解している場合のみ、そうすべきです。
4. スラングや専門用語の使用を避ける
学生が指導教員や教師とコミュニケーションをとる際は、略語（特に「u」、「thx」、「btw」などの一般的なもの）、絵文字、俗語の使用を避けるようにしましょう。専門用語の使用も避けた方が無難です。アドバイスやフィードバックを求めている相手に対しては、基本的なメールエチケットを守り、できるだけ明確でわかりやすい文章を心がけましょう。
5. 自己紹介とメールの目的を記載する
メールのエチケットとして、初めてメールする相手や、あなたのことをまだ知らない相手には、自己紹介を書く必要があります。ただしそれは、メールを書く目的に関連した情報に限定すべきです。例えば、宛先の出版物のコピーを送ってほしいというような簡単な依頼であれば、自分の名前、職業、依頼の理由を書くのが一般的です。また、求人に応募する場合などには、なぜあなたがそのポジションに理想的な候補者なのかを強調する情報を提供する必要があります。出版物、職務経験、キャリア目標などの例を挙げて、情報を裏付けることができます。
6. 力強い結びの1行と適切な署名で締めくくる
受信者の多くはとても忙しく、メッセージが長すぎるとうんざりしてしまいます。そのため、メッセージは簡潔かつ要点に絞り、行動を促すような結びの言葉を入れることが重要です。これは、読み手があなたへの返事を早めにするか、まったく返事をしないかを決める上で、非常に重要です。
あなたの要望を明確に伝え、さらなるコミュニケーションへの扉を開くために、結びの1行を作り上げましょう。例えば、「お時間を割いていただき、また貴重なご意見をくださいまして誠にありがとうございました」といった表現を使用するといいでしょう。メッセージを終える際には、適切な挨拶（相手がある程度知っている人であれば「cordially」、純粋に仕事上のメールであれば「sincerely」、知らない業界のプロに宛てて書く場合は「Yours sincerely」または「Kind regards」）などを使うことが推奨されます。
署名には、返信を受け取る確率を高めるためにフルネームを使用するのがベストです。これは、メールがスパムフィルターに紛れ込む可能性を低減させるうえでも有効です。また、現在の役職や肩書きを署名に加えることで、より真剣に受け止めてもらえる可能性が高まります。
7. メールを入念に校正する
これは当たり前のことですが、締め切りに間に合わせるために急いだり、一度に多くのメールを送ろうとしたりする時に無視されがちです。メールエチケットで最も重要なのは、メールを送信する前に文章を慎重に校正することです。身だしなみや服装と同じように、メールもあなたのプロフェッショナルなイメージを伝えるものですから、誤字脱字がないように細心の注意を払いましょう。
